W skrócie: przekazanie prezentu o wartości powyżej 100 zł podlega opodatkowaniu VAT jeżeli przekazanie to następuje na cele nie związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, natomiast w zakresie podatku dochodowego osoby prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek rozliczyć przychód samodzielnie, zaś dla osób nie prowadzących działalności gospodarczej np pracownicy kontrahenta należy sporządzić informację PIT-8C o przekazanych nieodpłatnie świadczeniach.

Przekazując nieodpłatnie prezenty (w tym próbki) trzeba zwrócić uwagę na:
1. Podatek VAT :
Na podstawie art. 7 ust. 3 ustawy o VAT nie jest opodatkowane VAT przekazanie prezentów o małej wartości i próbek, jeżeli przekazanie to następuje na cele związane z działalnością gospodarczą podatnika.

1) o wartości jednostkowej do 10 zł (cena nabycia bez podatku) nie podlega opodatkowaniu VAT nie trzeba prowadzić listy osób
2) o wartości w przedziale powyżej 10 zł do 100 zł nie podlega opodatkowaniu, jeżeli przedsiębiorca prowadzi ewidencję osób obdarowanych
3) o wartości powyżej 100 zł podlega opodatkowaniu VAT, jeśli przy ich zakupie przedsiębiorcy przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego (nie trzeba prowadzić listy osób)

(Podatnik przekazujący prezent nie traci prawa do odliczenia VAT w przypadku, gdy prezent ten jest kwalifikowany w rozumieniu art. 7, ust. 4 Ustawy o VAT do prezentów o małej wartości. Oznacza to, że można odliczyć VAT naliczony przy zakupie rzeczy przeznaczonej na prezent, nawet jeśli przekaże się go bez VAT należnego, bo jest to prezent o małej wartości, który nie podlega opodatkowaniu VAT.)

Materiały drukowane i reklamowe

Od 1 kwietnia 2013 r. zniknęło z art. 7 ust. 3 ustawy o VAT wyłączenie z opodatkowania VAT przewidziane dla materiałów drukowanych. Wyłączenie to wprowadzono do ustawy o VAT 1 czerwca 2005 r. Było ono bardzo atrakcyjne dla podatników, gdyż nie przewidywało żadnego limitu kwotowego. Z opodatkowania wyłączone były choćby wszelkie katalogi, ulotki, plakaty czy też kalendarze reklamowe. Likwidacja przedmiotowego wyłączenia nie we wszystkich przypadkach będzie powodować opodatkowanie tego typu materia łów.

W sytuacji bowiem gdy materiał drukowany będzie spełniał kryterium uznania za prezent o małej wartości (tj. jednostkowa cena zakupu lub jednostkowy koszt wytworzenia netto nie będą przekraczały 10 zł), wówczas przekazanie takiego materiału nie będzie podlegało opodatkowaniu VAT.

Natomiast w przypadku materiałów niespełniających tego kryterium będą one opodatkowane VAT. W praktyce zatem opodatkowane mogą być droższe katalogi lub kalendarze.

W pierwszej kolejności należy ustalić czy drukowany materiał informacyjny i reklamowy ma wartość użytkową z punktu widzenia konsumenta. Jeśli nie – będzie to np. katalog czy ulotka to nie podlega on opodatkowaniu podatkiem VAT. Jeśli tak – będzie to np. kalendarz z reklamami to będzie podlegał opodatkowaniu podatkiem VAT, chyba że będzie spełniał definicję prezentu o małej wartości. Wówczas przekazanie nieodpłatne takiego kalendarza na cele związane z działalnością gospodarczą będzie wyłączone z opodatkowania podatkiem VAT.
Np. przy przekazaniu kalendarzy z logo firmy mamy do czynienia z informacją, a kalendarze pełnią funkcję informacyjną i nośnika reklamy, jednakże mają one również dla nabywcy wartość użytkową (konsumpcyjną). Oznacza to w konsekwencji, że nieodpłatne przekazanie takich towarów nie podlega VAT tylko wtedy, jeżeli spełniają one definicję prezentów o małej wartości. Natomiast jeśli podatnik przekazuje ulotki informacyjne o firmie (adres, profil działalności, itp.). Ulotki takie nie mają dla nabywcy wartości użytkowej, a zatem ich nieodpłatne przekazanie nie będzie podlegać VAT.

 

Alkohol:

Zakup alkoholu jako prezent dla kontrahenta w podatku dochodowym jest jasno określony jako wydatek na cele reprezentacyjne i jako taki nie może być kosztem podatkowym. Obecnie jednak dla odliczenia podatku naliczonego VAT nie ma znaczenia, czy poniesiony zakup uznawany jest za koszt uzyskania przychodów w podatku dochodowym (tak było do 30 listopada 2008 r.). A zatem dopuszczalne jest odliczanie podatku naliczonego od alkoholu nabywanego jako prezent dla kontrahentów (choć nie jest on kosztem w podatku dochodowym). Należy jednak spełnić podstawowy warunek niezbędny przy odliczeniu VAT, tzn. zakupiony towar musi mieć związek z działalnością podlegającą opodatkowaniu VAT. Podatnik VAT może odliczyć VAT naliczony od nabywanego alkoholu na prezenty dla kontrahentów, jeśli jego nabycie jest związane (choćby pośrednio) z wykonywaniem przez tego podatnika czynności opodatkowanych.

PRÓBKI:

Przekazanie próbek na cele, definicję których zawiera art. 7 ust. 7 ustawy o VAT, nie jest opodatkowane VAT, nawet jeżeli przy ich nabyciu podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia podatku.

Zgodnie z brzmieniem art. 7 ust. 7 ustawy o VAT:

Przez próbkę, o której mowa w ust. 3, rozumie się identyfikowalne jako próbka egzemplarz towaru lub jego niewielką ilość, które pozwalają na ocenę cech i właściwości towaru w jego końcowej postaci, przy czym ich przekazanie (wręczenie) przez podatnika:

1) ma na celu promocję tego towaru oraz

2) nie służy zasadniczo zaspokojeniu potrzeb odbiorcy końcowego w zakresie danego towaru, chyba że zaspokojenie potrzeb tego odbiorcy jest nieodłącznym elementem promocji tego towaru i ma skłaniać tego odbiorcę do zakupu promowanego towaru.

możliwe jest uznanie za próbkę typowego produktu znajdującego się w obrocie handlowym, jeżeli przekazanie produktu w takiej postaci jest niezbędne do zbadania jego cech i właściwości.

2. Podatek dochodowy:
W przypadku obdarowywania kontrahentów upominkami należy przede wszystkim rozstrzygnąć, czy takie działania mają charakter reklamowy – czyli firma może je zaliczyć do kosztów podatkowych, czy też raczej charakter reprezentacyjny – wtedy muszą być wyłączone z kosztów podatkowych. Powszechnie przyjętym rozwiązaniem akceptowanym również przez organy podatkowe jest, że do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki na upominki o niskiej wartości opatrzone logo firmy bądź informacją o firmie, czyli kalendarze, długopisy, słodycze, kubki.

Jednak, jeśli wydatek został poniesiony na bardziej ekskluzywne prezenty przeznaczane dla wybranych kontrahentów – nawet, jeśli będzie opatrzony logo firmy, ale jego celem jest tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i budowa dobrych relacji z obdarowanymi – wydatki takie będą miały charakter reprezentacyjny, a zatem nie będą kosztem podatkowym.

Upominki świąteczne dla obdarowanych są dla nich przychodem, co do zasady, podlegającym opodatkowaniu. Istotne jest zatem ustalenie, czy upominek (prezent) spółka chce wręczyć określonej firmie za pośrednictwem jej pracownika (czy innego przedstawiciela), czyli chce obdarować konkretną osobę, z którą współpracuje z danej firmy czy samą firmę. Odpowiedź na to pytanie będzie decydować o tym, kto uzyskał z tytułu otrzymanego prezentu przychód: firma czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności.
-przekazanie na rzecz kontrahenta upominków lub prezentów tylko   w związku z promocją lub reklamą firmy  nie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych pod warunkiem, że jednorazowa wartość takiego upominku nie przekroczy wartości 200 zł.

-przekazanie na rzecz kontrahenta upominków lub prezentów nie w  związku z promocją lub reklamą firmy   podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych bez względu na kwotę
w  tym wypadku:

* osoby  prowadzące działalność gospodarczą mają obowiązek rozliczyć to samodzielnie,  nie trzeba im dawać żądanej informacji

*dla osób  nie prowadzących  działalności  gospodarczej np pracownicy kontrahenta  należy    sporządzić informację PIT-8C o przekazanych nieodpłatnie świadczeniach.
Informację tę   sporządza do końca lutego następnego roku podatkowego, w związku z tym w tej sytuacji należy również wraz z  przekazaniem  prezentu otrzymać  dane osoby obdarowanej